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银川档案整理公司是怎么对企业资料进行整理的?

  银川档案整理公司提供对企业相关档案进行收集、整理、保管、识别、统计以及提供和利用档案的服务。包括文件收集、文件整理、文件价值评估、文件存储、文件编目和文件检索、文件统计、文件编辑和研究、文件提供和利用。

一、文件集合

  档案结案移交归档时,按照以下原则进行收集:

  检查文档的文本和附件是否完整。如有不足,应立即追查分类。文件的处理程序是否完整,如有遗漏,应退回经办部门更换。与案件无关的文件或者不宜与案件一起归档的文件,应当立即退回办案部门。

二、文件整理

  1.中文直写文件以右方装订为标准,中文横写与外文文件则以左方装订为标准。

  2.右边装订的文件及其附件应与右上角对齐,左边装订的文件应与左上角对齐。

  3.如果文件起皱、损坏或不均匀,应进行纠正、切割和折叠,使其均匀。

  4.应该是三孔接线(便于拆卸和复制)。

银川档案整理公司

三、文件分类

  1.档案分类应根据案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先按部门划分,再根据案件性质划分为几大类,再依次划分为同一类中的几个子类。

  2.文件分类要实用。如果情况较多,当前款第三级不够时,可以在第三级后增加第四级“罚款类”。如果情况不多,只能用“系”“大班”或“小班”。

  3.同一“小类”(或小类)的案例,原则上应装订在一个文件夹中。如果案例多,一个文件夹不够,评分会超过两个文件夹进行绑定,在小班(或小班)后面加“卷次”数,以供参考。

  4.每个文件夹封面内页设置“目录”,归档时按顺序编号登记箱号,原则是每个箱一个“目录”号。

  5.文件编号表示如下:A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2为经办部门代码,B1B2是大类号,C1C2是小类号。D1是文件卷,E1E2是文件条目。

  6.有些还可以基于时间,如外部文件、公司内部文件、财务信息、工商变更信息、章程变更信息

四、文件名和编号

  1.各级档案分类应赋予名称,名称应简明扼要,以充分表达档案内容的性质为原则,并具有一定的类别,不应含糊。

  2.各级分类、卷册和目录的编号用十进制阿拉伯数表示;位数的使用取决于病例数和增长情况。

  3.各级文件分类的名称确定后,应编制“文件分类编号表”,即各级分类的所有名称及其代表编号应按一定顺序编号,以供参考。

       4.各级档案分类号应预留一定数量的缺口,以备今后机构扩充或业务增加时,随时补充。

  5.各级文件分类名称及其代表号一经确定,不得随意修改。如有必要修改,应事先仔细讨论,并编制新旧文件分类号对照表,以免混淆。

五、文件编号的编制

  1.如果案件是新案件,应编制"档案分类编号表",查明案件所属类别及其卷号,按内容顺序编制档案编号。

  2.如果案件可以归属于前一个案件,则应识别前一个案件的案卷号,并用相同的编号列出。

  3.文件编号是基于一种情况下的1号原则。如果一个案件叙述了几件事,或者一个案件属于多个类别,那么首先要确定主类别,并编制案卷号。

  4.文件编号应该从左到右列出。对于右边绑定的案例,案例首页左上角要填写档案号;左上角填充左边的绑定。

六、归档和文件清理

  1.归档文件应按照内容编号的顺序,以活页方式装订在相关类别的文件夹中,内容编号应根据实际需要用“见纸”表示,以便阅读。

  2.文件夹的背面应标明文件夹中所含案例的分类编号和名称,以便于文件检索。

银川档案整理公司

七、贮存寿命

  文件的保存期限,除政府有关法令或企业其他规定外,按下列规定办理:

  1.长久保存: (一)章程;(二)股东名册;(三)组织章程和细则;(四)董事会和股东大会记录;(五)财务报表;(六)政府机构批准文件;(七)房地产权属证明和其他债权证明;(8)工程设计图纸;(九)经批准长久保存的其他文件。

  2.保存10年:(1)预决算;(二)会计凭证;(3)商业计划书信息;(四)其他经批准保存10年的文件。

  3.5年保存:(1)合同到期或取消;(2)批准5年的其他文件。

  4.一年保存:结案后无需长期保存。

  5.规章制度由规章制度管理部门长久保存,由使用部门按有效期保存。

八、文件清理

  1.档案管理人员应随时擦拭档案架,保持档案整洁,防止虫蛀。每年每年更换时,应按规定进行清理。保存期满的,可以销毁。销毁前应做好记录,并报总经理批准。如有必要,应将其报告给官署,主管部门,并在目录的注释栏中注明销毁日期。

  2.如果部分超过保管期限的文件经批准具有保存参考价值,档案主管人员应在留存的文件上注明“收(发)文登记录”第五联.

九、电子文件

  企业管理扫描所有数据,做成电子文档。存档目录与纸张一致,易于查找。而且不用纸也能工作,结合OA软件快捷方便。

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